Sisustustimpuri Tomi Tikkanen
Toimitilaremontti tulossa? Huomioi nämä asiat!

Tämä blogipostaus on sinulle, joka mietit toimitilaremontin teettämistä. Näillä ohjeilla varmistat, että projekti menee maaliin ilman suurempia kommelluksia.

oimitilaremontti tulossa? Huomioi nämä asiat!

Toimitilaremonttia suunnitellessa tulee helposti lykättyä hanketta liian pitkään. Vanha totuus on, että remontti tulee sitä kalliimmaksi mitä myöhemmässä vaiheessa se tehdään. Tämä johtuu siitä, että kiire tulee usein kalliiksi. Niinpä toimitilat kannattaa päivittää silloin kun asialla ei vielä ole kiire, jolloin homma voidaan viedä läpi hallitusti.

1. Aloita toimitilaremontti siitä, että kutsut paikalle asiantuntijan

Kun toimitilaremontin tarve on tiedostettu, kannattaa aivan ensimmäiseksi tilata paikalle joku joka homman konkreettisesti toteuttaa. Tekijällä on yleensä hyviä ajatuksia siitä miten asiat kannattaa tehdä. Joskus käy myös niin, että ammattilaisen kanssa keskustellessa selviää, että jokin uudistus kannattaa jättää kokonaan tekemättä, koska kustannustehokas ratkaisumalli puuttuu.

Kun yhteistyötä tehdään meidän kanssa, tulen yleensä aivan ensimmäiseksi paikan päälle katsastamaan kohteen. Mittailun lomassa voidaan keskustella toimitilan nykyisistä haasteista ja ongelmakohdista. Ratkaisuideoita syntyy yleensä jo tässä vaiheessa.

Tapaamisen yhteydessä hahmottuu myös projektin mittakaava ja selviää riittääkö omat hartiavoimat ja ammattitaito vai tarvitaanko toimitilaremontin menestyksekkääseen toteuttamiseen esimerkiksi rakennesuunnittelijaa, arkkitehtia, sisustussuunnittelijaa, LVI- tai sähkösuunnittelijaa tms. Oikein koostettu remppatiimi on kaiken A ja Å.

2. Ota suunnitteluvaiheessa huomioon myös tulevaisuuden tarpeet ja henkilöstön toiveet

Liian usein toimitilaremontissa tullaan ajatelleeksi vain sen hetkisiä tarpeita sen sijaan, että mietittäisi pidemmälle tulevaisuuteen. Myös henkilöstön toiveita kannattaa kuunnella herkällä korvalla.

Tulevaisuutta kannattaa miettiä erityisesti silloin jos kyseessä on kasvuyritys. Kuinka montaa työntekijää tilojen tulisi palvella viiden vuoden päästä? Entä kymmenen? Tulisiko varautua siihen, että tiloja halutaan päivittää matkan varrella vai tehdäänkö kaikki muutokset kerralla? Tulisiko tilojen tukea jatkossa enemmän esimerkiksi etätyötä tai monipaikkatyöskentelyä vai halutaanko tarjota mahdollisimman hyvät kiinteät työpisteet niille jotka ovat konttorilla?

Näihin pohdintoihin tiloja päivittäin käyttävillä työntekijöillä on usein myös todella hyviä näkemyksiä. He eivät toki välttämättä tiedä johdon pitkän aikavälin suunnitelmista, mutta tietävät kyllä millaisissa tiloissa heidän olisi mielekkäintä ja tehokkainta työskennellä.

3. Aikatauluta järkevästi

Toimitilaremontti on harvoin ihan yhden päivän homma ja vaikka luvatuissa aikaraameissa pyritään pysymään, voivat tilanteet muuttua nopeasti. Joskus pintojen alta tulee vastaan epämieluisia yllätyksiä, jotka hidastavat etenemistä ja materiaaleilla on kuivumis- ja kovettumisajat, joita ei välttämättä voi nopeuttaa. Olisi siis hyvä, että aikataulussa olisi hieman myös liikkumavaraa.

Aikataulutuksella on vaikutusta luonnollisesti myös tilaajan liiketoimintaan, varsinkin jos liiketilassa käy paljon asiakkaita. Tämä kannattaa huomioida ja mahdollisuuksien mukaan remontti saattaa olla järkevä ajoittaa hetkeen, jolloin asiakkaita on vähemmän tai jos yrityksessä on tapana pitää pitkät kesälomat, niin kesälomakaudelle ajoitettu toimitilaremontti voi olla hyvä idea.

4. Huomioi toimitilaremontin aiheuttama metatyö

Ainakin meillä toimitilaremontit pyritään viemään läpi niin, että kuormittaisimme asiakasta mahdollisimman vähän jatkuvilla kysymyksillä. Tästä huolimatta remonttiin liittyy aina myös paljon sellaisia päätöksiä, joita ei voi ulkoistaa ja jotka jonkun pitää kuitenkin tehdä. Lisäksi liiketoiminnan pyörittäminen saattaa vaatia toimitilaremontin aikana erityisjärjestelyjä.

Näistä syntyy aina jonkin verran metatyötä, eli sitä kaikkea näkymätöntä, mutta välttämätöntä suunnittelu-, järjestely- ja organisointityötä, jonka merkitys huomataan usein vasta silloin, kun se on jäänyt tekemättä.

Toimitilaremontin aikana olisi siis hyvä varautua ottamaan kantaa erilaisiin ratkaisuihin matkan varrella. Joskus voi olla hyvä idea vastuuttaa joku tietty henkilö yrityksessä huolehtimaan toimitilaremonttiin liittyvistä asioista siten, että tälle henkilölle allokoidaan tätä varten myös työaikaa.

Meidän näkökulmastamme toimitilaremontin toteuttajana, olisi helpointa, jos meille päin yrityksessä olisi vain yksi vastuuhenkilö, joka tekee päätökset ja vastaa kysymyksiin sekä huolehtii siitä, että päätökset ovat asiakasyrityksen linjausten ja toiveiden mukaisia.

5. Budjetoi realistisesti ja varaudu yllätyksiin

Toimitilaremontti on aina ennen kaikkea investointi, jonka tarkoitus on pitkässä juoksussa maksaa itsensä takaisin.

Aina kaikki ei kuitenkaan mene niin kuin strömsössä, eikä tämä välttämättä johdu tekijästä. Kustannukset voivat nopeasti kasvaa ennakoitua suuremmiksi, sillä remontin aikana voi paljastua ennakoimattomia haasteita, kuten rakenteellisia ongelmia tai tarvetta jollekin lisätyölle. Välillä käy myös niin, että nälkä kasvaa syödessä ja joku homma on kustannustehokastakin hoitaa muun remontin yhteydessä. Kaikki asiakkaan esittämät toiveet pyritään tietysti toteuttamaan.

Hyvin tehty kustannusarvio kuitenkin pitää yleensä melko hyvin, ainakin meillä. Tässä auttaa se että takana on pitkä kokemus erilaisten tilojen remontoinnista ja todellisia yllätyksiä tulee vastaan melko harvoin. Aina niiltä ei kuitenkaan voi välttyä.

– – – – – –

Tässä olennaisimmat asiat mitä ensimmäiseksi tulee mieleen. Toivottavasti näistä on apua jos (tai kun) suunnittelet toimitilaremonttia. Älä myöskään epäröi ottaa yhteyttä, jos kaipailet apua meiltä. Yhteyden saa tästä. Ollaanhan kuulolla!

T. Tomi Tikkanen
Sisustustimpuri

Tutustu referensseihin